Regulamento de reembolso

1. DA ABRANGÊNCIA E VIGÊNCIA

1.1. Este Regulamento aplica-se aos membros da Diretoria Executiva, exceto a Presidência, Conselheiros, associados e prestadores de serviços que, mediante convocação ou convite formal, mesmo quando estiverem representando a presidência, incorram em despesas a serviço da Associação, observados os limites e condições aqui estabelecidos.
1.2. A Presidência terá um regulamento de reembolso próprio.
1.3. Este Regulamento entra em vigor em 22 de julho de 2026 e será revisado a cada 06 (seis) meses, especialmente quanto aos valores por quilômetro rodado e aos limites diários constantes da Tabela I, mediante deliberação da Presidência.

2. DAS CONSIDERAÇÕES INICIAIS

2.1. Os limites diários autorizados, conforme TABELA I – Limites Diários de Valores para Reembolsos de Despesas, deverão ser respeitados para as solicitações de reembolsos de despesas.
2.2. Despesas além do limite devem ser relacionadas em campo específico no relatório de despesas, com as devidas justificativas, e submetidas à autorização da Presidência.
2.3. As solicitações deverão ser apresentadas exclusivamente no formulário oficial de reembolso disponibilizado pela Associação, preenchido em todos os campos obrigatórios, sem o qual não haverá processamento.

3. DOS PRAZOS DE APRESENTAÇÃO E PAGAMENTO

3.1. O relatório de reembolso, acompanhado dos documentos fiscais válidos e devidamente assinado, deverá ser encaminhado à Supervisão Financeira no prazo máximo de 30 (trinta) dias contados da data do evento.

3.2. O pagamento será efetivado em até 5 (cinco) dias úteis após a aprovação do relatório.

3.3. Formulários incompletos, sem assinaturas, com documentos em desconformidade com as normas internas, ou com datas superiores a 30 (trinta) dias da realização do evento, não serão aceitos.

4. DOS DOCUMENTOS VÁLIDOS ACEITOS PARA REEMBOLSO

4.1. Serão aceitas solicitações de reembolso de despesas de viagem mediante comprovação de convocação e apresentação de documentos fiscais válidos.

4.2. As notas ou cupons fiscais devem estar dentro do prazo de emissão, limitado a 30 (trinta) dias após a data da ocorrência da despesa.

4.3. Serão aceitos comprovantes de táxi e de aplicativos de transporte (ex.: Uber, 99), desde que contenham preferencialmente o CPF ou CNPJ do diretor ou prestador, data, valor e trajeto. O comprovante eletrônico emitido pelo aplicativo é considerado documento válido.

4.4. Bilhetes de passagens devem conter CNPJ, data de emissão e razão social da empresa emissora.

4.5. A fatura ou o comprovante simples de cartão de crédito não substitui a nota fiscal ou o cupom fiscal, sendo obrigatória a apresentação do documento fiscal correspondente à despesa.

4.6. Os documentos devem estar sempre legíveis e sem rasuras.

5. DO REEMBOLSO DE DESLOCAMENTO TERRESTRE

5.1. O reembolso de despesas de deslocamento terrestre é pago uma única vez por viagem (ida e volta), por quilômetro rodado, conforme a distância da cidade base do solicitante até o local da reunião ou evento.

5.2. Para fins de cálculo, o solicitante deverá registrar a quilometragem inicial e final de cada deslocamento. São reembolsáveis: (i) o trajeto de ida e volta entre a cidade base e o local do evento; e (ii) os deslocamentos entre o local de hospedagem e o local do evento, quando houver pernoite. Deslocamentos locais em reuniões sem hospedagem serão pagos apenas na ida e volta do ponto de saída ao destino.

5.3. O valor por quilômetro rodado observará a Tabela I, independentemente do veículo utilizado.

5.4. Tendo em vista que o valor do reembolso é por km rodado, não serão reembolsadas despesas de pedágio, já consideradas no valor do km.

6. DAS PASSAGENS E HOSPEDAGEM

6.1. Passagens aéreas interestaduais e despesas com hospedagem serão pagas diretamente ao fornecedor pela Associação, salvo casos urgentes, quando poderão ser realizadas pessoalmente e posteriormente reembolsadas, mediante autorização da Diretoria responsável.

6.2. O reembolso de alimentação, táxi/aplicativo, estacionamento e extras de hospedagem observará os limites da Tabela I e a apresentação de documentos fiscais válidos.

6.3. Não serão reembolsadas despesas extras de hospedagem, exceto água mineral.

7. DAS DESPESAS NÃO REEMBOLSÁVEIS

7.1. As despesas relativas a familiares ou outros acompanhantes, não serão reembolsadas pela associação e deverão ser integralmente assumidas pelo solicitante.

7.2. Não são reembolsáveis despesas pessoais do solicitante.

7.3. As despesas com medicamentos e com bebida alcoólica para brindes, homenagens ou eventos representativos somente serão reembolsáveis mediante autorização prévia e expressa da Presidência, registrada no relatório de despesas. 

8. DA COMISSÃO DE AVALIAÇÃO E AUTORIZAÇÃO DE PARTICIPAÇÃO EM EVENTOS

8.1. Fica instituída a Comissão de Avaliação e Autorização de Participação em Eventos, órgão colegiado de caráter permanente, destinado a analisar, avaliar e deliberar previamente sobre a participação de membros da Diretoria Executiva, Conselheiros, associados e prestadores de serviços em eventos, viagens, reuniões, capacitações, congressos e representações institucionais que impliquem despesas custeadas ou reembolsadas pela Associação.

8.2. A Comissão será composta por 05 (cinco) membros natos, assim distribuídos:

• Presidente da Associação;
• Diretora de Comunicação;
• Diretora Financeira;
• Diretora Administrativa;
• Gerente de Projetos e Produtos.

8.3. A Comissão será presidida pela Diretora de Comunicação, a quem competirá convocar as reuniões, dirigir os trabalhos. Sendo que o voto de qualidade em caso de empate, será sempre da Presidente da Associação.

8.4. Nas ausências ou impedimentos eventuais de qualquer membro, a respectiva suplência será exercida por membro da Diretoria por ele indicado, garantida a continuidade dos trabalhos e do quórum deliberativo.

8.5. Compete à Comissão:

• avaliar o mérito, a pertinência e o alinhamento do evento aos objetivos institucionais da Associação;
• autorizar, indeferir ou condicionar a participação e a respectiva cobertura de despesas, de forma fundamentada;
• definir o número de participantes por evento, evitando duplicidade de representação e otimizando custos;
• verificar a compatibilidade da despesa estimada com a disponibilidade orçamentária e com os limites da Tabela I deste Regulamento;
• zelar pela observância deste Regulamento e propor à Presidência eventuais revisões que se fizerem necessárias.

8.6. A participação em eventos deverá ser submetida à Comissão com antecedência mínima de 60 (sessenta) dias da data de realização do evento, mediante requerimento formal instruído com a descrição do evento, sua relevância institucional, o local, as datas, a estimativa de despesas e a indicação dos participantes.

8.7. Excepcionalmente, em casos de urgência devidamente justificada, ou quando o convite for recebido em prazo inferior a 60 (sessenta) dias, a Comissão poderá deliberar em regime de exceção, admitida a manifestação e a votação por meio eletrônico.

8.8. As deliberações da Comissão serão tomadas por maioria simples, presente a maioria de seus membros, admitidas a reunião e a votação por meios eletrônicos (correio eletrônico, aplicativo de mensagens ou videoconferência), com o devido registro da decisão.

8.9. Todas as decisões serão formalizadas em ata ou registro eletrônico equivalente, do qual constarão a data, os membros participantes, o teor da deliberação e a respectiva fundamentação, arquivando-se junto à Supervisão Financeira.

8.10. O membro que tiver interesse direto na participação submetida à análise deverá declarar-se impedido de votar quanto ao seu próprio pleito, preservando-se a impessoalidade e a lisura das deliberações.

8.11. A ausência de prévia autorização da Comissão, ressalvadas as hipóteses de urgência previstas neste capítulo, importará a não cobertura e o não reembolso das despesas correspondentes, que ficarão sob a inteira responsabilidade do participante.

8.12. As autorizações concedidas pela Comissão não afastam a observância das demais disposições deste Regulamento, especialmente quanto aos limites da Tabela I, aos prazos de prestação de contas e à apresentação de documentos fiscais válidos.

8.13. Os casos omissos serão resolvidos pela Comissão, com posterior submissão à Presidência sempre que houver repercussão orçamentária relevante.

 TABELA I 
LIMITES DIÁRIOS DE VALORES PARA REEMBOLSOS DE DESPESAS

DESPESAS	LIMITE DIÁRIO DE VALOR
Alimentação	R$ 150,00 por dia  (incluindo todas as refeições)
Hospedagem	R$ 280,00 por diária
Deslocamento terrestre – Vices, Diretores e Prestadores de Serviços	R$ 2,00 por km rodado

Para o cálculo do km rodado foram considerados o valor do combustível, o valor médio do veículo e o seu desgaste.

ASSOCIAÇÃO DE OLHO NO MATERIAL ESCOLAR — Diretoria Administrativa